HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄN SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

1. Rekisterinpitäjä: Klassinen Hoiva

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Karinka Kamgang, asiakaspalvelu@klassinenhoiva.fi , 040 569 2740

3. Rekisterin nimi: Klassinen Hoiva asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittely ja oikeusperuste:

Rekisteri on Klassisen Hoivan asiakasrekisteri. Asiakkaita ovat henkilökohtaisen avun asiakkaat.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteissa ja niissä huomioidaan asiakasta koskevien tietojen tietosuoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

5. Rekisterin tietosisältö:

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite ja yhteystiedot

Asiakkaan lähiomainen, osoite ja yhteystiedot

Palvelusuunnitelma ja mahdolliset terveystiedot

Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta

Sähköisesti tallennetut tiedot Parasta palveluun. Tehdään tietosuojavastaavan tietokoneella,
joka on salasanan takana.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, lukon takana.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta tai hänen omaiseltaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Sähköinen aineisto

Rekisteriin sisältyvät sähköiset tiedot menevät Parasta Palvelun rekistereihin. Järjestelmää käyttävällä työntekijällä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat.

Manuaalinen aineisto

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain (831/1994) ja -asetuksen (1012/1982) mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

9. Tietoryhmien poistamisen määräajat

Henkilötietoja säilytetään puolen vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Poikkeustilanteessa henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään. Jos siis asiakkaan kokonaisvaltaisen tilanteen vuoksi on syytä säilyttää henkilötietoja pidempään.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen ja korjaamisoikeus, muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä tarkastaa käsiteltävät tiedot. Tietoja käsitellään, kun ne siirretään Parasta Palvelua rekisteriin, joten rekisteröidylle toimitetaan jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, jonka saa yrityksen tietosuojavastaavalta. Lomake allekirjoitetaan omakätisesti ja se palautetaan henkilökohtaisesti. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan tarvittaessa kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta pyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovutusta. Tiedot toimitetaan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Rekisteröidyn oikeuksia ovat lain mukaan:

A. Oikeus saada pääsy tietoihin EU 2016/679:n 15. artikla.
Asiakkaalla on oikeus nähdä hänen hoitoonsa liittyvät kaikki asiakirjat

B. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle EU 2016/679:n 77. artikla.
Asiakas voi tehdä hoitosuhteesta valituksen valvontaviranomaiselle.

C. Oikeus vaatia tiedon korjaamista EU 2016/679:n 16. artikla.
Asiakas voi vaatia kirjoitetun tiedon korjaamista. Asia käsitellään luottamuksellisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä muun muassa toimittamalla lisäselvitys. Pyyntö on maksuton.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen tietosuojavastaavalle.

D. Oikeus poistaa tiedot EU 2016/679:n 17. artikla.
Asiakkaalla on oikeus pyytää poistamaan tiedot ja se toteutetaan.

Rekisteröidyltä kysytään lomakkeessa palvelun alussa, haluaako hän suoramarkkinointilistalle. Hänellä on oikeus milloin tahansa pyytää poistoa suoramarkkinointilistalta. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei käsitellä siihen tarkoitukseen.

E. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen EU 2016/679:n 20. artikla.

Asiakkaalla on oikeus siirtää tiedot Klassisen Hoivan papereista muualle, esim. asioidessaan julkisessa terveydenhuollossa. Asiakas saa tarvittaessa myös kopiot tiedoista itselleen.

11. Henkilötietoja koskeva ilmoitus ja valitus

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa siten, ettei se vaikuta suostumuksen perusteella ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto neuvoo valituksen tekemisessä. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnassa annetaan yleistä tietosuojaan liittyvä ohjausta ja neuvontaa sekä kerrotaan, jos asia vaatii tarkempaa tutkimista ja käsittelyä.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679

Tietosuojasta: